Паспорт та консульство України в Іспанії — як записатися на прийом

Закінчується термін дії закордонного паспорта, потрібен документ для дитини, народженої в Іспанії, або ви хочете стати на консульський облік? Усі паспортні та більшість консульських дій громадяни України в Іспанії оформлюють у Посольстві України в Мадриді або в Генеральному консульстві в Барселоні — виключно за попереднім записом. Нижче конкретно: куди звертатися, які правила діють для чоловіків 18–60 років під час воєнного стану, що робити при втраті паспорта і як легалізувати українські документи для іспанських установ.

Де оформити паспорт в Іспанії

Паспортні документи в Іспанії видають дві дипломатичні установи: Консульський відділ Посольства України в Мадриді та Генеральне консульство України в Барселоні. Почесні консули паспортів не оформлюють. Те, яка установа вас обслуговує, залежить від консульського округу — регіону вашого проживання в Іспанії. Барселона обслуговує Каталонію, Валенсійську автономію та Балеарські острови; решту території Іспанії — Мадрид. Актуальний перелік завжди звіряйте на офіційних сайтах установ.

Якщо ви щойно приїхали і не знаєте, з чого почати легалізацію, спершу перегляньте наші матеріали про тимчасовий захист в Іспанії та картку TIE — це базові документи, які підтверджують законність вашого перебування.

Як записатися на прийом

Прийом із консульських питань проводиться виключно за попереднім записом — прийти «з вулиці» не вдасться. Запис відкривають на офіційних сайтах установ (розділ «Запис на прийом») або через електронну чергу. Найбільша складність — не сама процедура, а вільний слот: місця з’являються партіями, тож перевіряйте чергу регулярно і не відкладайте на останній тиждень дії старого паспорта.

Воєнний стан: чоловіки 18–60 років

Це ключова відмінність від «мирних» правил. Оформлення та обмін паспортів для чоловіків призовного віку (18–60 років) за кордоном регулює постанова Кабінету Міністрів №370 від 1 квітня 2025 року. Вона спростила процедуру: фізично пред’являти військово-обліковий документ більше не потрібно — консульська установа чи ДП «Документ» перевіряє ваш військово-обліковий статус автоматично через реєстри.

Постанова охоплює, зокрема: призовників 18–25 років, які не стали на облік у 17; осіб, які ніколи не перебували на обліку; військовозобов’язаних, відсутніх у реєстрі «Оберіг»; тих, кого знято з обліку. Молодим чоловікам 18–22 років спрощено також виїзд за кордон за наявності військово-облікового документа (паперового чи електронного).

Які документи підготувати

На прийом візьміть комплект, без якого заяву не приймуть:

• Чинний або попередній паспорт (закордонний та/або ID-картка) — оригінал і копія, для підтвердження особи й громадянства.
• Свідоцтво про народження — для першого оформлення та для дітей.
• Документ про законність перебування в Іспанії — TIE, довідка про тимчасовий захист тощо.
• РНОКПП (ІПН) — за наявності; документи про зміну персональних даних — за потреби.
• Фотокартки за консульськими вимогами (біометричні дані — фото, підпис, відбитки пальців — знімають на місці).

Дія та е-документи за кордоном

Застосунок Дія помітно спрощує частину дій: через нього можна записатися на оформлення паспорта, сформувати витяг про реєстрацію місця проживання (потрібен для консульського обліку), підписати заяви за допомогою Дія.Підпис. Дія.Підпис прирівнюється до кваліфікованого електронного підпису й дає змогу дистанційно підтверджувати заяви, які раніше вимагали особистого візиту.

Консульський облік

Консульський облік — це реєстрація громадянина України, який тривало проживає за кордоном, у дипломатичній установі за місцем проживання. Він полегшує подальші консульські дії та дає змогу державі підтримувати зв’язок із вами у надзвичайних ситуаціях. Розрізняють постійний і тимчасовий облік (останній — для осіб від 16 років, які перебувають за кордоном тимчасово).

Для взяття на облік подають заяву та копії документів: паспорта громадянина України (або свідоцтва про народження), а також довідку/витяг про реєстрацію місця проживання — його зручно сформувати в застосунку «Дія». Точний перелік і спосіб подання (особисто чи онлайн) уточнюйте на сайті своєї установи.

Терміни та вартість у 2026 році

Закордонний паспорт виготовляється в Україні й доставляється до установи, тому термін очікування за кордоном зазвичай довший, ніж в Україні. Для орієнтиру: з 1 січня 2026 року в Україні вартість оформлення оновлено — стандартне становить близько 1147 грн (адмінзбір + бланк), термінове — близько 1787 грн. За кордоном додатково справляється консульський збір за окремим тарифом МЗС, який сплачують безпосередньо в установі.

Паспорт для дитини

Для оформлення паспорта дитині зазвичай потрібна присутність обох батьків та самої дитини (зокрема для біометрії й засвідчення згоди). Якщо один із батьків не може прийти, його згоду оформлюють у спосіб, визначений установою (нотаріально засвідчена заява тощо) — уточніть це заздалегідь.

Втрата або крадіжка паспорта

Якщо паспорт втрачено або вкрадено, зверніться до консульської установи. Якщо документ украдено, спершу подайте denuncia (заяву в іспанську поліцію) — довідка з поліції знадобиться і в консульстві, і для страхової.

Щоб повернутися в Україну без паспорта, консульство оформлює посвідчення особи на повернення в Україну (так званий «білий паспорт») — тимчасовий документ на одну поїздку. Для його оформлення потрібні: заява, довідка з поліції про втрату, внутрішній паспорт (за наявності — оригінал і копії сторінок з відмітками), копія першої сторінки втраченого закордонного паспорта (за наявності) та дві кольорові фотокартки 35×45 мм на білому тлі. Якщо поблизу немає української установи, посвідчення можуть надіслати поштою.

Українські документи для іспанських установ: апостиль і присяжний переклад

Це принципова відмінність для громадян України як громадян країни поза ЄС. Українські документи (свідоцтва про народження чи шлюб, дипломи, довідка про несудимість тощо) для використання в іспанських установах майже завжди потрібно апостилювати (Україна — учасниця Гаазької конвенції) і зробити присяжний переклад (traducción jurada) іспанською. Без цих двох кроків іспанські органи документ, як правило, не приймуть.

Як саме поставити апостиль на український документ і де замовити присяжний переклад в Іспанії — докладно в окремому матеріалі: апостиль і присяжний переклад документів.

Часті запитання (FAQ)

Де в Іспанії можна оформити паспорт громадянина України?

У Консульському відділі Посольства України в Мадриді (Ronda de la Abubilla 52) та в Генеральному консульстві в Барселоні (c/ Numancia 185). Установу обирають за регіоном проживання; прийом — лише за попереднім записом.

Чи можуть чоловіки 18–60 років отримати або обміняти паспорт за кордоном?

Так. За постановою КМУ №370 (від 01.04.2025) паспорт оформлюють без фізичного пред’явлення військово-облікового документа — статус перевіряють автоматично. Але чоловікові в розшуку за порушення правил військового обліку у видачі відмовлять.

Як записатися на прийом до консульства?

Через розділ «Запис на прийом» на сайті spain.mfa.gov.ua (Мадрид) або barcelona.mfa.gov.ua (Барселона) чи в електронній черзі. Вільні слоти з’являються партіями, тож перевіряйте чергу регулярно.

Що робити, якщо загубив паспорт за кордоном?

Зафіксувати втрату в поліції (denuncia) та в консульстві. Щоб повернутися в Україну, консульство оформить посвідчення особи на повернення — тимчасовий документ на одну поїздку.

Чи дійсний закордонний паспорт із застосунку Дія за кордоном?

Ні. Цифровий паспорт у Дії не замінює фізичного документа під час перетину кордону та в Іспанії. Дія корисна для запису й підпису заяв (Дія.Підпис), але для послуг потрібен фізичний паспорт.

Чи потрібні апостиль і присяжний переклад українських документів?

Так. Для іспанських установ українські документи майже завжди потрібно апостилювати та перекласти присяжним перекладачем (traducción jurada). Без цього їх зазвичай не приймають.

Джерела

• Посольство України в Королівстві Іспанія (Мадрид)
• Генеральне консульство України в Барселоні
• ДМС України — видача паспорта для виїзду за кордон
• Гід онлайн Дія — паспортні послуги та консульський облік
• МЗС України — консульський облік